Yeni başlarken en yaygın refleks, boş olan her saati randevuya açmak. Mantıklı geliyor: ne kadar çok saat açarsan o kadar çok randevu gelir.
Pratikte olan şey farklı. Randevular haftaya dağılıyor, her gün bir iki görüşme oluyor, arada kalan saatlerde ne dinlenebiliyorsun ne başka bir işe odaklanabiliyorsun. Haftada on görüşme yapıyorsun ama beş gün boyunca "bugün görüşmem var" hissiyle yaşıyorsun.
Dağınık takvimin maliyeti
Bir görüşmenin maliyeti sadece süresi değil. Öncesinde hazırlanma, sonrasında toparlanma var. İki görüşme arasında iki saat boşluk varsa, o iki saat gerçekten boş değil; bir sonrakini bekleyerek geçiyor.
Bu yüzden günde iki görüşme yapan biri, günde beş görüşme yapan birinden daha az yorulmuş hissetmeyebiliyor. Yorgunluğu yaratan şey görüşme sayısı değil, günün parçalanmışlığı.
Aynı on görüşmeyi iki güne toplamak, beş güne yaymaktan farklı bir hafta yaratıyor. Kalan üç gün gerçekten boş oluyor.
Blok çalışma
Blok çalışma, görüşmeleri belirli gün ve saat aralıklarında toplamak demek. Mesela salı ve perşembe günleri, 10:00 ile 16:00 arası.
Bunun birkaç faydası var. Görüşme günlerinde zihnin tek moda giriyor, sürekli iş değiştirmiyorsun. Görüşme olmayan günler gerçekten boş kalıyor, o günlerde başka işlere ya da dinlenmeye alan açılıyor. Danışan açısından da öngörülebilir oluyor.
Blokları kurarken kendi ritmini dikkate almak gerekiyor. Sabahları verimli çalışan biri için akşam 19:00 randevusu, para kazandırsa bile pahalıya geliyor.
Tampon süre
Görüşmeleri arka arkaya dizmek ilk bakışta verimli görünüyor ama tek bir gecikme bütün günü kaydırıyor.
Görüşmeler arasına on beş dakika koymak bunu çözüyor. Bir görüşme uzarsa telafi ediliyor. Uzamazsa not tutuyorsun, su içiyorsun, bir sonrakine hazırlanıyorsun.
Bu süreyi "boşa giden zaman" olarak görmek yaygın bir hata. Tampon süresi olmayan takvimde, gecikmeler birikerek son randevuya kadar taşınıyor ve günün sonundaki danışan hep bekletilmiş oluyor.
Randevu penceresi
Danışanın ne kadar ileri tarihe randevu alabildiği, gelmeyen randevu oranını doğrudan etkiliyor. Randevu alma anıyla görüşme günü arasındaki mesafe uzadıkça, araya hayat girme ihtimali artıyor.
Üç ay sonrasına randevu vermek takvimi dolu gösteriyor ama o randevuların ne kadarının gerçekleşeceği ayrı bir soru. İki ile dört hafta arası bir pencere çoğu iş için dengeli duruyor: hem danışan planlayabiliyor hem de aradaki mesafe motivasyonu tüketmiyor. Bu ilişkiyi danışan randevuya neden gelmez yazısında ayrıntılandırdık.
En erken ne zaman
Bugün için randevu vermek kulağa müşteri odaklı geliyor ama pratikte sorun çıkarıyor. Hazırlık yapamıyorsun, günün planı bozuluyor, acele bir görüşme oluyor.
Bir ya da iki günlük bir bekleme süresi bırakmak, hem senin hazırlanmana hem danışanın gerçekten planlamasına imkân veriyor. Aynı gün alınan randevular, unutulma oranı en yüksek olanlar arasında.
Takvimi kapatmayı unutma
Müsaitlik kurgusunun en çok atlanan tarafı bu. Haftalık düzenini kurdun, iyi çalışıyor. Sonra bir hafta tatile çıkıyorsun ya da bir işin çıkıyor ve randevu sayfan hâlâ o saatleri satmaya devam ediyor.
Bunun iki çözümü var. Ya her seferinde müsaitlik ayarlarını elle değiştiriyorsun, ya da randevu sistemin gerçek takviminle konuşuyor. İkincisi çalışırsa, kendi takvimine koyduğun bir etkinlik o saati otomatik olarak kapatıyor ve ayrıca bir şey yapman gerekmiyor. Bu, çift rezervasyonu önlemenin da en sağlam yolu.
Nereden başlanır
Sıfırdan kurmak zor geliyorsa şöyle bir başlangıç işe yarıyor:
Önce hangi günler görüşme yapmak istediğine karar ver, hepsi olmasın. Sonra o günlerde hangi saat aralığında en iyi çalıştığını yaz. Görüşmeler arasına on beş dakika bırak. Randevu penceresini iki ile dört hafta arasında tut, en erken randevuyu bir iki gün sonrası yap.
Bir ay uygula, sonra bak: hangi saatler doldu, hangileri hiç seçilmedi, hangi günün sonunda yorgun hissettin. Bu üç bilgi ikinci sürümü yazmana yeter.
Takvy bu konuda ne yapıyor
Takvy'de haftalık müsaitliğini gün ve saat aralıkları olarak tanımlıyorsun. Danışan yalnızca bu aralıklardaki boş saatleri görüyor.
Boşluk hesabı Google Takviminle birlikte yapılıyor: takviminde bir etkinlik varsa, o saat danışana hiç gösterilmiyor. Yani tatile çıkarken müsaitlik ayarlarına dokunmana gerek kalmıyor, takvimine yazman yeterli oluyor. Randevu penceresini de kendin belirliyorsun, danışan o aralığın dışına randevu alamıyor.