Randevu saati geliyor, karşı taraf yok. Mesaj atıyorsun, cevap gelmiyor. Ertesi gün "çok özür dilerim, tamamen unutmuşum" yazıyor.
Bu durum can sıkıcı olduğu kadar da kafa karıştırıcı. İnsan ilk anda "demek ki ciddiye almamış" diye düşünüyor. Bazen öyle oluyor ama çoğu zaman sebep başka, ve sebep değiştikçe çözüm de değişiyor.
Gelmeme türleri birbirinden farklı
Gelmeyen randevuları tek bir kutuya koymak yanıltıcı. En azından dört ayrı durum var.
Unutan kişi. Randevuyu iki hafta önce almış, araya hayat girmiş. Telefonuna kaydetmemiş ya da kaydettiği yeri unutmuş. Gelmek istiyordu, aklında yoktu.
Kararsız kişi. Randevuyu bir anlık motivasyonla aldı. Aradan geçen sürede o motivasyon söndü. Gelmemeyi seçti ama haber verecek kadar da bağlı hissetmiyor.
Engellenen kişi. Gerçekten bir şey çıktı. Hastalık, iş, trafik. Bu grup genelde haber veriyor, vermediğinde de utandığı için sessiz kalıyor.
Hiç bağlanmamış kişi. Randevu almak ona hiçbir şeye mal olmadı. Bir formu doldurdu, bir saat seçti, o kadar. Zihninde bu bir taahhüt değil, bir seçenekti.
İlk gruba hatırlatma çözüm oluyor. İkinci gruba hatırlatma pek işe yaramıyor, orada asıl mesele randevu alma anıyla görüşme arasındaki mesafe. Dördüncü grup ise tamamen ayrı bir konu.
Araya giren süre en büyük etken
Randevu alma anıyla görüşme günü arasındaki mesafe uzadıkça gelmeme ihtimali artıyor. Bu, insanın niyetiyle ilgili bir kusur değil, hafızayla ve motivasyonun doğasıyla ilgili.
Birisi seni bugün buldu, bir sorunu var, harekete geçmek istiyor. Ona verdiğin en yakın saat üç hafta sonraysa, o üç hafta içinde iki şey oluyor. Ya sorun kendi kendine hafifliyor ve aciliyet kayboluyor, ya da başka bir çözüm buluyor.
Takvimin doluysa bunu tamamen engelleyemezsin. Ama randevu penceresini gereksiz geniş tutmanın da bir bedeli olduğunu bilmekte fayda var. Üç ay sonrasına randevu vermek, takvimi doldurmuş gibi hissettiriyor ama o randevuların ne kadarının gerçekleşeceği ayrı bir soru.
Hatırlatmanın işe yarayan hali
Hatırlatma mesajı unutan kişiyi kurtarıyor. Ama hatırlatmanın da bir zamanlaması var.
Çok erken gönderilen hatırlatma yine unutuluyor. Bir hafta önce gelen mesaj, randevu gününe kadar aklın gerisine düşüyor. Çok geç gönderilen hatırlatma ise iş görmüyor, çünkü karşı taraf o saatte zaten başka bir plan yapmış oluyor.
Genel olarak iki noktada hatırlatmak yeterli oluyor: randevudan bir gün önce ve görüşmeden bir iki saat önce. Birincisi günü planlamasını sağlıyor, ikincisi o anda hatırlatıyor. Zamanlamanın ayrıntısını hatırlatma ne zaman gönderilir yazısında ayrıca ele aldık.
Hatırlatmanın içinde şu üçü olsun: tarih ve saat, görüşmenin nasıl yapılacağı, ve gelemeyecekse ne yapması gerektiği. Son madde önemli, çünkü çoğu kişi iptal etmenin yolunu bilmediği için hiçbir şey yapmıyor.
İptali kolaylaştırmak sayıyı düşürüyor
Sezgiye ters geliyor ama iptal etmeyi kolaylaştırmak, gelmeyen randevu sayısını azaltıyor.
Bir kişi gelemeyeceğini anladığında iki seçeneği var: sana haber vermek ya da sessiz kalmak. Haber vermek zorsa, mesela seni aramak ya da uzun bir açıklama yapmak gerekiyorsa, sessiz kalmayı seçiyor. Sen o saati boş tutuyorsun.
Saat değiştirmeyi tek tıkla yapabildiği bir yol varsa, o kişi randevuyu iptal etmek yerine taşıyor. Sen saati başkasına açabiliyorsun, danışan da kaybolmuyor.
Ön ödemenin etkisi
Ödeme yapılmış bir randevuya katılım oranı, ödemesiz randevuya göre belirgin şekilde yüksek oluyor. Sebep sadece parayı kaybetme korkusu değil.
Ödeme yapmak, kararı zihinde tamamlanmış bir işe dönüştürüyor. Ödemeden önce "gitsem mi acaba" diye duran şey, ödemeden sonra "yarın şu saatte görüşmem var" oluyor. Küçük tutarlar bile bu etkiyi yaratıyor, çünkü mesele tutarın büyüklüğü değil, verilen kararın somutlaşması.
Bunun bir yan etkisi de var ve olumlu: ödeme adımı, kararsız kişileri randevu almadan önce eliyor. Takviminde gerçekleşmeyecek bir randevu yer kaplamıyor. Bu etkinin nasıl işlediğine ön ödeme danışan davranışını nasıl değiştirir yazısında daha yakından baktık.
Kendi rakamını bil
Gelmeyen randevu oranını tahmin etmek yerine ölçmek gerekiyor. Bir ay boyunca kaç randevu verdiğini ve kaçının gerçekleştiğini yazman yeterli.
Rakamı gördükten sonra bir değişiklik yap ve tekrar ölç. Hatırlatma eklemek, randevu penceresini daraltmak, ön ödeme almak. Hepsini aynı anda yaparsan hangisinin işe yaradığını bilemezsin.
Çoğu kişi bu ölçümü yaptığında iki şey fark ediyor: sorun sandığından küçük ya da sandığından büyük. İkisi de faydalı bilgi.
Takvy bu konuda ne yapıyor
Takvy'de randevu, ödeme tamamlandığında kesinleşiyor. Danışan saatini seçiyor, ödemesini yapıyor, randevu senin Google Takvimine düşüyor ve görüşme bağlantısı otomatik oluşuyor. Takvim daveti danışana da gidiyor, yani randevu onun takviminde de duruyor.
Gelemeyeceğini fark eden danışan, randevusuna yirmi dört saatten fazla varsa saatini kendisi değiştirebiliyor. Sana mesaj atmasına ya da iptal için uğraşmasına gerek kalmıyor, sen de o saati boş tutmuyorsun.