Aynı saate iki kişiye randevu verdiğini fark ettiğin an kötü bir andır. Birinden özür dileyip saat değiştirmen gerekiyor ve karşı taraf bunu hep hatırlıyor.
Bu hata genelde dikkatsizlikten olmuyor. Randevuların birden fazla yerde tutulmasından oluyor.
Nerede oluşuyor
Tipik bir çakışma şöyle doğuyor. Randevuların bir kısmı mesajlaşmadan geliyor ve sen bunları takvimine elle ekliyorsun. Bir kısmı telefonla geliyor ve o an bir yere not alıyorsun. Kendi işlerin, doktor randevun, çocuğun etkinliği ayrı bir takvimde.
Şimdi biri sana müsait saatini soruyor. Sen bir yere bakıyorsun, diğerinde ne olduğunu o an hatırlamıyorsun.
Sorun hafızada değil, bilginin dağınık olmasında.
Tek doğru kaynak
Çözümün özü basit: bir tane takvim olacak ve müsaitlik hesabı ondan yapılacak.
Bu takvimin içinde sadece danışan randevuları değil, seni meşgul eden her şey olmalı. Kendi işlerin, yolculuk süren, molaların. Takvimde görünmeyen her şey, bir gün randevu verilebilecek bir boşluk olarak duruyor.
Randevuları elle eklediğin sürece bu tek kaynak kırılgan kalıyor, çünkü ekleme işini unutabilirsin. Randevu sisteminin doğrudan takvimine yazması, insan hatasını devreden çıkarıyor.
Elle ekleme neden yetmiyor
"Ben zaten hepsini takvime yazıyorum" diyen çok. Sorun yazmakta değil, yazma ile randevu verme arasındaki sürede.
Danışana saat önerdiğin anla, onun onay verip senin takvime eklediğin an arasında bir boşluk oluyor. O boşlukta ikinci bir kişiye aynı saati önerirsen çakışma doğuyor. İkisi de kabul ettiğinde iş işten geçmiş oluyor.
Bu, randevuların mesajlaşarak ayarlandığı her düzende yapısal olarak var olan bir risk.
Bir saat aynı anda iki kişiye satılmamalı
Sistemin çözmesi gereken asıl şey bu. İki kişi aynı anda randevu sayfanı açmışsa ve ikisi de aynı saati seçiyorsa, yalnızca biri alabilmeli.
Bu görünenden ince bir problem, çünkü iki işlem saniyeler içinde olabiliyor. Sadece "seçildi mi" diye kontrol etmek yetmiyor; kaydın kendisinin çakışmayı engellemesi gerekiyor.
Kullandığın sistemin bunu nasıl ele aldığını bilmek işine yarar. Bir randevu sistemi seçerken sorulacak sorulardan biri bu.
Kendi takvimindeki değişiklikler
Çakışma her zaman iki danışan arasında olmuyor. Çoğu zaman danışan ile kendi işin arasında oluyor.
Randevu sayfan açıkken takvimine yeni bir etkinlik eklediğinde, o saatin satıştan çekilmesi gerekiyor. Bu otomatik olmuyorsa, her plan değişikliğinde müsaitlik ayarlarına dönmen gerekir ve bir gün unutursun.
Tatile çıkarken bunu yapmayı unutmak, en sık yaşanan hâli.
Tampon süre çakışmanın yumuşak hâli
Doğrudan üst üste binmeyen ama pratikte çakışan durumlar da var. Bir görüşme 15:00'te bitiyor, diğeri 15:00'te başlıyor. Teknik olarak çakışma yok ama ilki beş dakika uzarsa var.
Görüşmeler arasına tampon koymak bunu çözüyor. Haftalık müsaitliği kurgularken bu payı baştan bırakmak, sonradan telafi etmekten kolay.
Çakışma olduğunda
Önlemeye rağmen olursa, hızlı ve net davranmak en iyisi. Fark eder etmez ara, durumu sadeleştirerek anlat, alternatif saatler öner.
Hangi danışanı taşıyacağına karar verirken önce alan kalır demek makul bir kural. Keyfi karar vermekten iyi, ve söylemesi kolay.
Takvy bu konuda ne yapıyor
Takvy'de müsait saatler Google Takviminle birlikte hesaplanıyor. Takviminde bir etkinlik varsa, o saat danışana hiç gösterilmiyor. Bu, Takvy dışında oluşturduğun işler için de geçerli, yani takvimine yazdığın her şey otomatik olarak randevuya kapanıyor.
İki kişinin aynı saati almasını engelleyen kontrol de veritabanı seviyesinde yapılıyor. Uygulama katmanında bir kontrol değil, kaydın kendisi çakışmayı reddediyor; yani iki işlem tam aynı anda gelse bile yalnızca biri geçiyor.