Gelmeyen randevuların büyük kısmı unutmaktan kaynaklanıyor. Bu yüzden hatırlatma göndermek, katılımı artırmanın en ucuz yolu. Ama "hatırlatma gönderiyorum, yine de gelmiyorlar" diyen de az değil.
Fark genelde zamanlamada ve mesajın içeriğinde oluyor.
İki farklı işi olan iki mesaj
Hatırlatmayı tek bir mesaj olarak düşünmek yanıltıcı. Aslında iki ayrı iş var.
Birincisi planlamaya yardım etmek. Kişinin ertesi gününü kurarken randevuyu hesaba katması gerekiyor. Bu mesaj bir gün önce işe yarıyor. Daha erken gönderilirse günlük plan henüz yapılmamış oluyor, daha geç gönderilirse plan zaten kurulmuş oluyor.
İkincisi o anda hatırlatmak. Kişi gününü planladı ama araya bir şey girdi, saat yaklaştı ve fark etmedi. Bu mesaj görüşmeden bir iki saat önce işe yarıyor.
İkisi farklı sorunları çözdüğü için ikisini birden göndermek mantıklı. Tek bir hatırlatma seçmek gerekiyorsa, bir gün öncesi genelde daha çok fark yaratıyor.
Bir hafta önce göndermenin faydası az
Randevudan bir hafta önce gönderilen hatırlatma, kulağa özenli geliyor ama pratikte hemen unutuluyor. Mesaj okunuyor, "tamam" deniyor, aradaki yedi günde aklın gerisine düşüyor.
Bunun bir istisnası var: randevu çok uzak bir tarihe alınmışsa, mesela bir ay sonrası, arada bir kez temas kurmak bağı canlı tutuyor. Ama bu hatırlatmadan çok "hâlâ buradayız" mesajı oluyor ve asıl hatırlatmanın yerini tutmuyor.
Mesajda ne olmalı
İyi bir hatırlatmanın üç işi var:
Ne zaman. Tarih ve saat açıkça yazılmalı. "Yarın görüşmemiz var" yerine "yarın, 14 Mart Perşembe, saat 15:00'te görüşmemiz var" daha az yanlış anlaşılıyor.
Nasıl katılınacak. Online görüşmeyse bağlantı mesajın içinde olmalı. Kişinin eski mesajları geriye doğru tarayıp bağlantı araması gereken her durum, gecikmiş bir başlangıç demek.
Gelemezse ne yapacağı. Bu madde en çok atlanan ve en çok işe yarayan. Çoğu kişi iptal etmenin ya da saat değiştirmenin yolunu bilmediği için hiçbir şey yapmıyor ve sessizce gelmiyor. Saat değiştirme bağlantısını mesaja koymak, gelmeyen randevuyu boş kalan saate değil, dolu başka bir saate çeviriyor.
Fazla hatırlatmanın ters etkisi
Üç dört hatırlatma göndermek katılımı artırmıyor, rahatsız ediyor. Karşı taraf bir noktada mesajları okumadan geçmeye başlıyor ve o zaman gerçekten önemli olan mesaj da kayboluyor.
İki hatırlatma çoğu iş için üst sınır. Bunun ötesinde fayda değil, gürültü ekleniyor.
Kanal seçimi
Hatırlatmanın hangi kanaldan gittiği de etkili. Kişinin gerçekten baktığı yer neresiyse oradan gitmeli.
Takvim daveti bu açıdan güçlü bir araç, çünkü randevu karşı tarafın kendi takvimine yerleşiyor ve telefonu kendi hatırlatmasını üretiyor. Sen ayrıca bir şey göndermesen bile kişi kendi takviminde görüyor.
E-posta okunma oranı kişiden kişiye çok değişiyor. Mesajlaşma uygulamaları daha yüksek okunma sağlıyor ama kişisel alana giriyor; iş ilişkisinde bunun sınırını danışanın tercihine göre kurmak gerekiyor.
Hatırlatma her şeyi çözmüyor
Hatırlatma yalnızca unutan kişiyi kurtarıyor. Kararsız kişide etkisi sınırlı, çünkü o kişi randevuyu hatırlıyor ama gelmemeye karar vermiş durumda.
Kararsızlık tarafında işe yarayan şey hatırlatma değil, randevunun daha en başta bir taahhüde dönüşmesi. Ön ödeme, randevu ile görüşme arasındaki mesafeyi kısaltmak ve alma anında ne alındığını net göstermek burada daha etkili oluyor.
Yani hatırlatma gerekli ama tek başına yeterli değil. Gelmeyen randevu oranın hatırlatma eklendikten sonra da yüksek kalıyorsa, sorun hafızada değil bağlılıkta olabilir. Gelmeme sebeplerinin nasıl ayrıştığını bilmek, hangisiyle uğraştığını anlamanı kolaylaştırıyor.
Takvy bu konuda ne yapıyor
Takvy'de randevu kesinleştiğinde Google Takvim üzerinden davet oluşturuluyor ve danışanın e-posta adresine gidiyor. Randevu böylece danışanın kendi takvimine yerleşiyor, telefonunun kendi hatırlatması devreye giriyor. Görüşme bağlantısı da bu davetin içinde duruyor, ayrıca aramaya gerek kalmıyor.
Danışan gelemeyeceğini fark ettiğinde, randevusuna yirmi dört saatten fazla varsa saatini kendisi değiştirebiliyor.